Как подключить МФУ к облаку и что это дает

Все больше компаний осознают, что облачные технологии – это удобный инструмент с широкой сферой применения. В облаке можно организовать совместную работу со своими филиалами, удаленными сотрудниками или контрагентами. А подписка на облачные сервисы позволяет малому бизнесу пользоваться самыми современными цифровыми продуктами и при этом экономить на создании и эксплуатации собственной ИТ-инфраструктуры.

Удобство и эффективность работы с облаками существенно возрастает, если офисная техника также поддерживает эти технологии. Учитывая запросы рынка, компания Ricoh предусмотрела возможность подключения своих многофункциональных устройств к различным облачным сервисам. Официальный запуск этих программных решений в России запланирован на октябрь текущего года.

Достоинства умной интеграции

Новые модели печатающих устройств Ricoh, в частности линейка цветных МФУ А3 серии IM C2000(A) - IM C6000, поддерживают интеллектуальную платформу – Dynamic Workplace Intelligence, которая позволяет перевести офисные бизнес-процессы в цифровой формат. Важная составная часть этой платформы – компонент RICOH Smart Integration (RSI), обеспечивающий легкое подключение к популярным облачным сервисам, мгновенный доступ к важным данным и возможность их совместного использования.

Подключив свои МФУ к внешним облачным службам, таким как Dropbox, Google Drive и Office 365, компании могут оптимизировать рабочие процессы и повысить производительность. Помимо непосредственной работы с облачными сервисами, решения RSI предлагают интеллектуальную обработку документов, обеспечивают их маршрутизацию и распознавание.

Используя МФУ в комбинации с облачными технологиями, сотрудники смогут с легкостью преобразовать бумажные документы в редактируемые цифровые форматы и печатать документы напрямую из облачного хранилища без использования промежуточных ИТ-серверов. При этом компания сможет автоматизировать стандартные рабочие процессы и снизить расходы на печать, бумагу и содержание офиса.

Условия использования

Решения RICOH Smart Integration представлены пакетами приложений с различным сроком подписки. Любой пакет можно протестировать бесплатно в течение 30 дней. Чтобы скачать специализированные приложения для интеграции, необходимо воспользоваться ресурсом Application Site, доступным со смарт-панели устройства и работающим по аналогии с Google Play и App Store. Скаченные приложения легко активировать, что позволит сразу приступить к работе. Визит технического специалиста или какие-то иные расходы, связанные с установкой, не потребуются.

Базовый пакет RSI предоставляется бесплатно для всех устройств Ricoh линейки IM. Он включает в себя сканирование на любой e-mail адрес (ограничение может выставить администратор) и в личные облачные сервисы Box, Google Drive, Dropbox, OneDrive. Дополнительно компания предоставляет платные пакеты приложений. Лицензии на их использование продаются подписками на срок от одного года. Они привязываются непосредственно к МФУ и не зависят от количества пользователей.

Пакеты приложений для любого бизнеса

Большинству компаний подойдет стандартный пакет RSI Standard Package. Он поддерживает сканирование и печать из персональных и бизнес-аккаунтов в облачных сервисах, распознавание текста OCRABBYY на 19 европейских языках, в том числе русском, а также сканирование в формате PDF c возможностью поиска по документу Word и Excel. В этом пакете возможна аутентификация пользователей по PIN и CAP коду, шифрование, кастомизация и администрирование пользователей приложения.

Пакет Office 365 нацелен на работу с сервисом Microsoft Office 365 – программным продуктом, объединяющим набор веб-сервисов Microsoft Office, который распространяется на основе подписки по схеме «программное обеспечение плюс услуги». Пакет Ricoh RSI Office 365 также предоставляет возможность распознавать текст и сканировать в файлы в формате PDF c возможностью поиска по документу Word и Excel. Он интегрируется с SharePoint и OneDrive для максимально быстрой работы с документами.

Если бизнес компании построен на базе решений Google, и она активно использует форматы документов Google, то более удобным будет пакет приложений GSuite, который, как и решения пакета Standard, позволяет работать с облачными сервисами Google, но имеет расширенные возможности по работе с форматами документов Google (gdoc, gdata, gslides). Также пакет позволяет сканировать документ в почту Gmail и отправлять на любой адрес. Адрес получателя нужно будет ввести вручную, а вот в качестве адреса отправителя автоматически отобразится аккаунт заданной почты Gmail. Помимо этого, пакет GSuite предоставляет возможность распознавать текст и сканировать в файлы в формате PDF c возможностью поиска по документу Word и Excel.

Интересное решение по мобильной печати представлено в пакете FlexRelease. Данное приложение позволяет печатать через сервер, установленный в облаке Ricoh. Пользователи могут отправлять документы на печать, используя обычный драйвер печати или почтовый адрес, и после аутентификации распечатывать документ на любом устройстве с FlexRelease. Такое решение позволит обеспечить безопасность и сэкономить за счет сокращения количества «мусорной» печати. Кроме того, находясь за пределами офиса, сотрудник может отправить файлы для печати на специальный e-mail, и распечатать его по возвращении прямо с панели устройства после аутентификации.

Пакет Barcode позволяет настроить в офисе маршрутизацию документов с помощью штрих-кодов. Отсканированные документы можно маркировать внешними и сгенерированными в приложении штрих-кодами. На основании штрих-кода система сама отправит документ в нужную папку. Таким образом, к примеру, можно автоматизировать и контролировать документооборот бухгалтерских и логистических документов.

Новые технологии – новые возможности

Интеграция многофункциональных устройств с облачными сервисами позволит небольшим компаниям наладить процессы печати, сканирования и хранения документов в офисе с минимальными вложениями. RICOH Smart Integration увеличит общую производительность и гибкость бизнеса.

Умная интеграция с облаками стирает географические границы, ведь сотрудники могут печатать и сканировать документы из любой точки планеты. Благодаря этому компания сможет организовать удобный документооборот между территориально распределенными площадками, удаленными сотрудниками и руководителями во время поездок.