Цифровая трансформация печати позволяет повысить эффективность бизнеса

Качество и скорость офисной печати достигли оптимальных значений. Причина – в специфической «цифровой трансформации»: экономическая эффективность процессов зависит уже не столько от принтеров и МФУ, сколько от использования программных решений, управляющих парком соответствующего оборудования и берущих на себя часть функций документооборота. Заметим, что это относится как к печати, так и к сканированию – «безбумажный офис» и «безбумажный документооборот» остались идеальными моделями, поэтому процессы оцифровки документов по-прежнему актуальны.

Конкуренция между вендорами, ранее известными производителями печатающих устройств, переместилась в новую область – в разработку платформ для эффективного управления документами. Посмотрим на происходящее в этом сегменте на примере решений Ricoh, а также компаний YSoft, OneQи MyQ.

Документооборот компании похож на айсберг

«Видимая» часть расходов компании на документооборот составляет не более 15% от общих затрат, большинство из которых – порядка 85% – зачастую оказываются «невидимыми» для менеджмента. Аналогия с айсбергом, как видите, очевидная и весьма выразительная.

Несомненно, что компаниям необходимо управлять всеми возможными расходами и при необходимости проводить оптимизацию в соответствующих сегментах. Некоторые аналитики рассматривают оптимизацию документооборота как одну из форм цифровой трансформации. С одной стороны, это не совсем корректно – документооборот не является частью бизнеса компаний. С другой стороны, известны прецеденты, когда при правильном подходе к управлению документооборотом удавалось получить ощутимую экономию, которая отражалась на финансовых показателях компании – а если применение ИТ приводит к заметным улучшениям в бизнес-показателях, то почему бы компаниям не уделять этому вопросу такое же внимание, как и традиционным мероприятиям по цифровой трансформации.

Кое-что о детализации затрат

К «видимым» расходам относят стоимость владения аппаратными средствами для печати и сканирования. Подчеркнем, что это не только цена покупки самих устройств и расходных материалов, но и затраты на сервис, ремонт и прочие необходимые операции, включая финальную утилизацию. Стоимость владения оборудованием составляет порядка 10% расходов на документооборот, по мнению аналитиков AllAssociationsGroup. Еще около 5% приходится на ИТ-поддержку принтеров или МФУ как элементов сети предприятия. Примерно столько же – около 5% от затрат на документооборот, по мнению исследователей, уходит на администрирование принтеров и МФУ, но эти расходы компании уже относят к другим статьям, так что это уже «невидимая» часть расходов.

К «невидимым» следует отнести затраты на служебный документооборот – например, на процесс закупок, упомянутых выше расходных материалов, уходит время работников компании, а оно стоит денег – этот процесс тоже занимает порядка 5% от рассматриваемой нами суммы. Наконец, самые крупные статьи затрат – а они тоже «невидимы»! – это время сотрудников на подготовку документов (28%) и на сортировку, распознавание, индексацию и прочие действия, которые относят к управлению документооборотом (47%).

Интегральный подход – оптимален

Ricoh решает задачу радикально: вендор создал единую платформу, которая охватывает все аспекты управления принтерами и МФУ – от аутентификации пользователей до получения отчетов по использованию оборудования и от обеспечения безопасности до поддержки печати с мобильных устройств. Кроме того, платформа Ricoh Streamline NX, которая функционирует уже в третьей версии, открывает дополнительные возможности по управлению документами –компоненты системы могут «на лету» распознавать, маршрутизировать и т.д. По сути, бизнес получает решение, которое позволяет автоматизировать значительную часть действий, необходимых для документооборота, работая как независимо, так и вместе с системой управления документами, которая имеется у компании.

Обладая широчайшей экспертизой, Ricoh предусмотрел элементы для разных кейсов. Например, возможность «делегирования печати», которое на первый взгляд выглядит странно, но при ближайшем рассмотрении его экономическая эффективность оказывается очевидной. Сотрудник с более дорогим рабочим временем делегирует вывод на печать документа сотруднику, стоимость минуты которого меньше, последний направляет на печать, идет к принтеру, забирает документы и т.д. – экономия компании от этого уже за месяц или квартал может оказаться весьма значительной! Есть, разумеется, инструментарий и для более привычных задач оптимизации: подготовка отчетов по устройствам, удаленное управление, аутентификация пользователей и создание для них специализированных меню на самих устройствах, обеспечение информационной безопасности, формирование правил и политик печати, администрирование принтеров и т.д.

Разумеется, соответствующие «фишки» есть и для сканирования: документ может быть распознан, преобразован в файл формата PDF или Microsoft Office, направлен нужному сотруднику (или сотрудникам) оптимальным способом – через электронную почту, файл-сервер, «облако» и т.д. – или переправлен в систему документооборота компании. Интересно, что Ricoh Streamline NX поддерживает и мобильное сканирование, которое сегодня становится все более распространенным.

Решение при разношерстном парке оборудования

Решение Ricoh, что важно для бизнеса, способно работать как с современным оборудованием этой компании, так и – пусть с некоторыми ограничениями – с принтерами и МФУ других вендоров, так что наличие «унаследованной инфраструктуры» из принтеров, сканеров и МФУ не будет препятствием для внедрения Streamline NX в компании.

Существуют решения для управления парком печатающей и сканирующей техники, представленные независимыми разработчиками – в данном случае важно, что независимыми от вендоров оборудования. Например, YSoft SafeQ, возможности которого схожи с функциями, рассмотренными выше на примере Streamline NX. Решение SafeQ создано для администрирования устройств, задействованных в организации документооборота, аутентификации пользователей, поддержки мобильной печати, обеспечения информационной безопасности соответствующих процедур и т.д. По рассмотренным выше причинам повышение управляемости соответствующих технологических и бизнес-процессов приводит к экономии средств компании.

Конкурентом YSoft SafeQ является, например, OneQ, созданная датской компанией. Решение поддерживает 90% моделей существующих на сегодняшний день принтеров и МФУ, по заявлению разработчиков, а также Windows, Linux, Android, iOS и даже Windows Mobile. К особенностям следует отнести гибкую лицензионную политику, поддержку регламента GDPRи облачных сервисов печати. Среди клиентов – Siemens, QatarAirlines, Disney, Johnson & Johnson и другие. Глобальные компании активно внедряют подобные решения, подтверждая актуальность внедрения многочисленными кейсами в управлении печатью и документооборотом.

Есть мультивендорное решение, созданное компанией MyQ. По данным разработчиков это решение поддерживает в настоящее время более 4000 моделей оборудования от 26 вендоров. Функциональные модули уже знакомые нам: управление печатью, управление системой (учет нагрузки, затрат, генерация отчетов и т.д.), управление устройствами, поддержка мобильной печати и пр. Данный продукт активно используют как российские компании и госструктуры (например, Министерство природных ресурсов и экологии РФ, ФАС, Мосводоканал, Роснефть, Росатом, Алроса и т.д.), так и глобальные компании (например, Coca-Сola, Danone, flydubai, BritishAmericanTobacco и пр.).

Внедрение решения по управлению печатью, по данным MyQ, дало значительные результаты. Например, в сети супермаркетов Globus оно привело к сокращению расходов на печать на 20%, компания Mediatel смогла на 80% снизить количество печатающих и сканирующих устройств, необходимых для работы офисов. Coca-Сola в Хорватии, Боснии и Герцеговине на 20% снизила объемы офисной печати и на 15% – расходы на нее. Metrostav снизил объемы печати на 20%, но расходы на нее у этой компании сократились заметно сильнее – на 60%. Есть и другие впечатляющие примеры экономии ресурсов от внедрения подобных систем.