Интеллектуальная поддержка МФУ сокращает расходы на эксплуатацию

16.7.2019 - 10:17

Интеллектуальная поддержка радикально меняет экономику эксплуатации многофункциональных устройств (МФУ). Сегодня, благодаря цифровым решениям, офисная техника выходит на новый уровень надежности, при этом сокращается время простоев и стоимость обслуживания. Самое интересное, что функционал МФУ может постоянно расширяться и совершенствоваться за счет программных обновлений. Это защищает инвестиции и повышает конкурентоспособность бизнеса.

Основу интеллектуальной поддержки МФУ составляют три кита – автоматические обновления ПО, проактивный сервис и удаленное подключение к панели устройства. Все эти возможности есть у новых МФУ компании Ricoh.

Постоянный доступ к самым свежим разработкам

При инсталляции новых устройств инженер авторизованного партнера Ricoh с согласия заказчика может включить на аппарате разрешение на автоматическое обновление ПО. Такие обновления содержат новые функции и преднастройки или улучшают уже имеющиеся. С опцией автоматического обновления устройство будет самостоятельно загружать новые прошивки, обеспечивая владельцу доступ к последним разработкам Ricoh. При этом ни от пользователя, ни от сервисного инженера не потребуется каких-либо усилий. Достаточно обеспечить доступ в интернет.

Даже если в компании есть ограничения на подключение аппаратов к глобальной сети, программное обеспечение МФУ все равно можно регулярно обновлять. Но для этого инженеру придется регулярно скачивать новые версии ПО на SD-карту и устанавливать их на устройство.

Помимо обновления прошивки и программного обеспечения устройства, пользователи могут скачивать специализированные приложения Ricoh для МФУ. Для этого надо воспользоваться сайтом компании Application Site, построенном по аналогии с GooglePlay и AppStore. Такая функция доступна владельцам многофункциональных устройств со смарт-панелями новой (цветных МФУ А3 формата IM C2000(А) – C6000) и предыдущей (к примеру, MP 2555-6055(A)SP) версии.

База сайта довольно широка, и каждая компания может выбрать только те приложения, которые необходимы ей в повседневной работе. Сегодня у пользователей популярны приложения EZ, разработанные, чтобы упростить работу с документами и сократить время непосредственного взаимодействия с МФУ или другими вспомогательными программами. Эти приложения позволяют добавлять логотип, скрывать конфиденциальные данные, сканировать несколько документов одновременно и т.п. Также растет интерес к технологиям интеллектуальной интеграции, обеспечивающим удобную работу многофункционального устройства с облачными сервисами.

Начиная работать с МФУ, пользователь проходит аутентификацию. Если устройством пользуются несколько сотрудников, каждый из них может настроить учетную запись под себя, скачав на Application Site только те приложения, которые необходимы именно ему. За счет этого Ricoh обеспечивает индивидуальный подход к работе с устройством.

Application Site предлагает пользователям как бесплатные приложения, так и приложения с платной лицензией на использование. Лицензию можно приобрести у партнеров Ricoh. Для ее активации достаточно ввести код на панели МФУ в момент установки приложения. Все дальнейшие обновления в период действия лицензии пользователь получит бесплатно в автоматическом режиме. Это означает, что в любой момент времени он сможет пользоваться самым свежим и актуальным продуктом.

Точные прогнозы и рекомендации по техобслуживанию

Современные интеллектуальные МФУ имеют массу преимуществ с точки зрения обслуживания. Раньше новые устройства проходили стандартные тесты, после которых разрабатывались рекомендации по обслуживанию. Этих рекомендаций должны были придерживаться инженеры всех стран, независимо от реальных условий эксплуатации и специфики заказчика. Правда, в России подобные рекомендации мало кто соблюдал. Тем не менее, это был единственный действенный способ примерно оценить стоимость обслуживания, нагрузку на инженеров и на бюджет.

Сегодня Ricoh собирает и анализирует информацию об эксплуатации своих устройств по всему миру. Благодаря этому у специалистов компании есть возможность предлагать более точные и надежные планы обслуживания, учитывающие особенности эксплуатации конкретных устройств у конкретных заказчиков. Это помогает достичь максимальной эффективности сервисного обслуживания и обеспечивает серьезное снижение эксплуатационных затрат.

Чтобы получать персонализированные рекомендации, заказчикам необходимо подписать сервисный контракт с авторизованным партнером Ricoh по сервису и подключить МФУ к удаленной системе мониторинга @remote. Эта система собирает данные об устройстве (копии, отпечатки, сканы, соотношение черно-белой и цветной печати, А4 и А3 формата и т.д.) и направляет их для дальнейшей интеллектуальной обработки в соответствующие сервисы.

На выходе владелец МФУ получает рекомендации, которые позволяют выстроить систему проактивного обслуживания. Кроме того, интеллектуальная платформа непрерывно проверяет работу устройств на наличие возможных ошибок и предупреждает их появление. Это гарантирует, что пользователь МФУ не столкнется с неприятными сюрпризами, а его устройство будет бесперебойно работать много лет.

Квалифицированная поддержка по удаленному каналу

К современным МФУ, имеющим смарт-панели, можно подключиться удаленно. Такая функция позволяет существенно экономить ресурсы компании на обслуживание аппарата.

Все устройства, включенные в локальную сеть, можно администрировать через web-интерфейс, причем удаленный сотрудник увидит все, что отображается на панели управления аппарата. Такая возможность востребована в крупных зданиях, где МФУ установлены на разных этажах, а штат ИТ-специалистов не так велик, чтобы оперативно подойти к каждому пользователю. С помощью удаленного доступа ИТ-специалист поможет разобраться в настройках, проверить предустановленные адреса и быстро найти источник проблемы.

Помимо этого стандартного бесплатного функционала, компания Ricoh предлагает авторизованным сервисным партнерам дополнительный инструмент – RemoteConnect Support Tool. Эта программа позволяет подключаться к любым устройствам Ricoh со смарт-панелями через интернет по защищенному каналу и обеспечивает пользователю оперативную квалифицированную помощь. RemoteConnect Support Tool не привязывается к устройствам или IP-адресам, пакет устанавливается на компьютеры службы поддержки, которая приобретает лицензию. Лицензия продается сроком на год и позволяет оператору службы одновременно подключиться к трем смарт-панелям разных заказчиков.

Выбирая RemoteConnect Support Tool, партнеры по сервису снижают издержки на обслуживание МФУ своих клиентов, повышают уровень предоставляемых услуг и получают возможность дополнительного заработка. При этом в выигрыше остается конечный пользователь, ведь время простоя аппарата существенно снижается.

Исследование, проведенное в Европе, показало, что благодаря RemoteConnect Support Tool, количество выездов инженеров к заказчикам сократилось на 13%, а время обслуживания по телефону – на 42%. Несомненно, инструмент будет полезен и в российских реалиях. К примеру, сейчас в Москве, даже в пределах МКАД, инженер тратит больше времени на дорогу к клиенту, чем собственно на работу с МФУ.

Также RemoteConnect Support Tool станет отличным решением для заказчиков с большим количеством устройств, расположенных в разных частях города, страны или мира. При наличии интернета сервис будет работать, даже если устройства находятся в разных локальных сетях.

Многофункциональные устройства Ricoh со смарт-панелями нового поколения дают возможность пользователям получить полный спектр интеллектуальной поддержки – автоматическое обновления ПО, точные и детальные рекомендации по обслуживанию, учитывающие особенности эксплуатации конкретного устройства, а также удаленную оперативную и квалифицированную техническую помощь. Все это позволяет сократить расходы на эксплуатацию МФУ и получить дополнительные выгоды для бизнеса.