Единая платформа по управлению печатью сокращает затраты на документооборот

Затраты на документооборот

Как правило, при определении затрат на документооборот пользователи берут в расчет стоимость принтера или многофункционального устройства, расходные материалы, обслуживание, бумагу, электричество и ИТ-поддержку. Но на самом деле эти видимые затраты составляют порядка 15% всех издержек. В то время как на распознавание, хранение, архивирование, сортировку и индексацию документов приходится до 47% расходов. Еще 28% связаны с трудозатратами сотрудников на взаимодействие с компьютерами и печатающими устройствами, решением проблем и исправлением ошибок. 5% затрат приходится на поддержку сетевой инфраструктуры, работу с ПО и лицензирование и столько же на договорную работу по закупу необходимых товаров и услуг.

Ускорить и упростить работу с документами, а также сократить офисные издержки можно с помощью решения Streamline NX, разработанного компанией Ricoh. Эта платформа не только оптимизирована для смарт-панелей управления Ricoh, но и поддерживает печатные устройства разных производителей. Streamline NX V3 легко установить и интегрировать с офисной инфраструктурой. Она обеспечивает аутентификацию пользователей и безопасную передачу данных, имеет опции мобильной и гостевой печати. С ее помощью ИТ-отдел может удаленно управлять парком принтеров и МФУ. Кроме того, отчеты Streamline NX гарантируют полную прозрачность работы пользователей с устройствами.

Аутентификация пользователей

Streamline NX позволяет организовать аутентификацию сотрудников, работающих с печатающими устройствами. В платформе преднастроено 15 пользовательских ролей, предусмотрена возможность создать дополнительные роли или модифицировать имеющиеся, а также назначить права на управление группами устройств.

Аутентификацию пользователей можно организовать любым удобным для компании способом: с помощью бесконтактной карты (в том числе той, которую сотрудник использует для входа в офис), по сетевому имени и паролю, PIN-коду или с помощью биометрических устройств.

Пользователи могут индивидуально настроить свой аккаунт, установить необходимые им приложения и получить быстрый доступ к часто используемым функциям. Также предусмотрена возможность настройки пользовательских параметров, к примеру, автоматической двусторонней печати.

Благодаря аутентификации пользователи сетевых МФУ всегда получают свой документ лично в руки: печать не начнется, пока сотрудник не подойдет к выбранному аппарату. Это защищает от утечки информации. По статистике Ricoh, с внедрением аутентификации количество отпечатков сокращается на 15-35%, поскольку снижается количество забытых или потерянных документов, которые никто не забрал или забрал другой человек. Очередь печати можно настроить таким образом, чтобы спустя определенное время из нее удалялись те документы, за которыми никто не пришел.

Модуль сканирования и распознавания

Streamline NX ведет мониторинг печатающих устройств в реальном времени, в том числе учитывает общий объем печати, уровень тонера, количество бумаги и т.д. Это позволяет организовать проактивное обслуживание и предотвращать проблемы с оборудованием. Например, программа автоматически напомнит о замене тонера или обслуживании конкретного устройства.

Streamline NX выводит сообщения о статусе устройств в реальном времени. Это позволяет избежать простоя оборудования. В мобильном приложении для администратора или в консоли управления можно увидеть состояние всех устройств, а при необходимости изучить подробную информацию по каждому из них.

Крупные компании могут добавить в систему карту здания или промышленной площадки и обозначить на ней местонахождение устройств. Это позволит специалистам поддержки видеть не только сам статус устройства (работает/не работает) и его IP-адрес, но и понять, куда именно идти в случае проблемы.

Обновление прошивок, настройку и обслуживание устройств можно выполнять удаленно. Предварительно настроенные драйверы из комплекта поставки упрощают управление параметрами печати. Можно модифицировать и задавать значения по умолчанию, блокировать и скрывать настройки, а также настраивать всплывающие окна для ввода учетных кодов и данных.

Пакетное конфигурирование экономит время и позволяет работать с несколькими устройствами одновременно. Можно экспортировать настройки МФУ и создать шаблон, который затем будет использоваться на аналогичных устройствах.

Благодаря специальному расширению МФУ могут отправлять критические служебные предупреждения, напрямую обмениваться данными с поставщиком сервисных услуг, устраняя проблемы до того, как они вызовут сбой в работе оборудования.

Управление расходами на печать

Для управления всеми компонентами Streamline NX создана единая консоль администрирования. Администратору доступно более 90 стандартных отчетов, в том числе более 35 оперативных отчетов и отчетов по экологии. Эти отчеты можно генерировать автоматически, отправлять по электронной почте и дополнительно настраивать. С помощью отчетов руководство компании может отслеживать расходы на печать по каждому отделу и даже сотруднику, количество потребляемой энергии, возможности экономии и т.п.

Платформа позволяет не только контролировать действия каждого пользователя, но и устанавливать квоты на печать, а также предоставлять разные права. К примеру, у руководства или отдела маркетинга может быть право на цветную печать, которого нет у других сотрудников.

Управлять затратами можно с помощью правил печати, которые автоматически перенаправят объемные задания на самые экономически эффективные печатные машины, при необходимости применят политики принудительной монохромной или двусторонней печати. Также Streamline NX перенаправит задание печати, если устройство вышло из строя. При переадресации заданий будут соблюдаться правила безопасности и сохранения конфиденциальности.

Расширение @Remote Connector NX позволяет собрать актуальную информацию об использовании устройств. Эти данные помогают точно оценить эффективность парка МФУ и принтеров и снизить затраты на печать. Можно выяснить, какие устройства используются недостаточно или, наоборот, перегружены, и сбалансировать нагрузку.

Поддержка мобильных устройств

Благодаря платформе Streamline NX, МФУ и принтеры можно легко и безопасно интегрировать с мобильными устройствами на базе iOS, Android, Windows Phone 10 и выше. В этом случае сотрудники и посетители офиса смогут отправлять документы на печать со своих смартфонов. Кроме того, ПО позволяет получать данные с камеры мобильного устройства и передавать их в заданную папку. А администратор будет получать уведомления о статусе системы на свой смартфон и сможет быстро просматривать отчеты и управлять устройствами.

Модуль сканирования и распознавания

Streamline NX позволяет преобразовывать отсканированные документы в файлы и отправлять их по электронной почте, факсу, в назначенные папки внутри корпоративной сети или в систему управления.

Коннекторы обеспечивают интеграцию МФУ с разными бизнес-системами, поддержку функций сканирования штрих-кодов, оптического распознавания символов (OCR) и обработки вводимых данных, в том числе их передачу на мобильные устройства и в облачные хранилища. Таким образом, благодаря Streamline NX перевести документы и бланки в цифровой, в том числе редактируемый формат становится намного проще.

Гарантия безопасности

Безопасность документооборота возрастает благодаря системе аутентификации пользователей. Все задания, отправленные на печать, шифруются во время передачи на сервер. Зашифрованные данные нельзя взломать даже в случае кражи жесткого диска сервера. Сохраненные задания печати автоматически передаются на устройство и отображаются на нем только после аутентификации пользователя. Это минимизирует риск утечки данных.

Новый подход к привычным бизнес-процессам

Streamline NX состоит из отдельных модулей и инструментов для эффективного управления документооборотом. Каждая компания может выбрать только те модули, которые востребованы с точки зрения ее бизнес-процессов. Решение можно масштабировать на неограниченное количество сетевых и несетевых устройств.

Платформа позволяет централизованно управлять печатающими устройствами, что сокращает время простоев, снижает трудозатраты сотрудников и эксплуатационные расходы, повышает прозрачность всех процессов, позволяет контролировать действия сотрудников, с легкостью генерировать ежемесячные и годовые отчеты.

Streamline NX делает более удобной и эффективной работу пользователей и ИТ-специалистов. С внедрением платформы организация получает новые возможности, в том числе мобильную печать и сканирование, продвинутые политики печати, мобильное администрирование и многое другое. При этом систему легко инсталлировать, настроить и запустить в работу.